より良い社内報を集めるために

この企画展では、社内報の2大コンクール「経団連推薦社内報」「社内報アワード」の審査員10人が、1人10誌を推薦。推薦数が多かった社内報を25誌選定し、パネル展示とタブレット端末により展示しています。


帝国データバンクの歴史を常設で展示している史料館内部

「歴史に残して伝えたい社内報」の展示


特に推薦数が多かった8誌は、パネルで展示されていて、編集担当の社員のコメントや、審査員から高い評価をうけた紙面内容を、じっくり読むことができました。制作サイドの伝えたい情報や想いをよりリアルに強く社員へ伝えるため、アイデア・切り口・デザインが工夫されていて、編集者として、社内報制作の勉強になるところが多々ありました。


審査員が審査のポイントとした観点。「制作において何を重視すべきか」これらキーワードも参考になります。

パネル展示の8社

株式会社リクルートホールディングス　『月刊かもめ』
パナソニック株式会社『Panasonic　Headlines　クオータリー』
株式会社ワコールホールディングス『知己』
株式会社ＩＨＩ『あい・えいち・あい』
カゴメ株式会社『KAGOME通信』
株式会社メイテック『SYORYU』
鹿島建設株式会社『KAJIMA』
雪印メグミルク株式会社『ゆめ』


国内における社内報の歩みもパネルで紹介されています。

企業ごとに、特色ある紙面を展開

例えば、ワコールホールディングス『知己』。「一人ひとりが経営理念を実践できているのか？」という難しい課題を、3匹の子豚のモチーフをつかって、社員が読み込みやすく理解しやすい紙面に展開するなど、社員の立場・目線に配慮した編集方法が光っていました。また、食中毒事件と向き合う企画を数回にわたって扱った雪印メグミルク株式会社『ゆめ』も印象に残っています。社内報を通して、過去に学び、信頼へ向けて一丸となろうという社員への意思表明であると同時に、こうした真摯な姿勢が、社員にとっても自社の誇りにつながると強く感じました。

こうした企画は、社内報ばかりでなくリクルートブックなどの参考にもなりそうですね。社員へどのようにメッセージを伝えるべきか、良い事例から学べる企画展でした。


詳細はこちらをご確認ください。
帝国データバンク史料館
※団体での利用には事前予約が必要です。

セミナーの内容は、資料目録作成の国際標準の概要にはじまり、歴史と実例の紹介、企業での整理実践事例というものでした。専門的で用語も難しいところもありましたが、大変興味深い内容でした。また、資料整理に関心の高い方々と一緒に学ぶ機会は貴重で、楽しいものでした。アーカイブには「資料整理の４原則（下記）」というものがあります。「出所の違う資料を混同しない」「秩序を残す」「むやみに原形を変更しない」「イレギュラーは記録する」ということが要点となるようです。アーカイブそのものが歴史を表現しているとみて、資料の元の形をできるだけ残そうとすることを意図しているのでしょう。そう考えていましたが、セミナーに出てみて、実際に資料を取り扱うにあたっては、「アーカイブを扱っていた人が資料検索の手がかりにしていたものを手がかりにする」という姿勢で臨むことがより重要であるという、私自身にとっては大きな発見もありました。

このように私は勉強中で、皆さんに偉そうにアーカイブについて語ることなどまだまだできませんが、興味ある方や実際にお悩みの方と情報交換しながら、アーカイブというテーマをもっと探求していきたい。そう思いながら、赤門をくぐり、帰路につきました。
さて、社史編纂作業では、例えば20年前には思いもよらなかった人がその後出世して、20年前にはとても重要とは思えなかった写真が、にわかに重要写真になっているようなことがあります。史料の価値は現段階では判断できません。むしろ価値判断はしない方が良いのではないかと思います。大掃除の際には、ふとそんなことも考えてみたらどうでしょう。「ゴミばっかり増える･･･」という悩みが聞こえてきそうですが。

アーカイブの資料整理4原則

１．出所原則　
（ひとつの出所からの資料は他の出所からの資料と混合してはいけない）
２．原秩序尊重の原則　
（その資料がもっている原秩序を残すように努める）
３．原形保存の原則　
（その資料の物理的原形をむやみに変更しない）
４．記録の原則　
（どうしてもこれらの原則が必要に応じて守れなかった場合、施した処置を記録しておく）

●縦糸と横糸が紡がれる瞬間
　通常、原稿を書くという作業には、大きく分けて2つの段階があると思います。まずは情報収集（Input）、そして執筆作業（Output）です。必要最低限の資料収集や取材というInputを経て、Outputに進む。雑誌やPR誌の数ページ程度の仕事なら、この2段階でおおむね事足ります。
　しかし社史の場合はInputの情報量が膨大なので、とても小さな頭には入りそうにありません。重要そうなページに適当に付箋をつけて、そのつど参考資料にしながら書いていくのも方法でしょうが、これでは、いくつもの「点」が無秩序に散らばったような原稿になってしまう。「社史」である以上、その会社が歩んできた道程、すなわち「線」で歴史を捉えることが必須ですから、賢い方法ではなさそうです。
　困り果てていた時に思いついた方法の一つが、とりあえず、自分用に社内報の索引を作ることでした。1号ごとに斜め読みし、そこに書かれた内容の意味も専門用語も解読できないまま、とりあえず索引のようなものを作り、そこに、「有用そうな詳細記事」とか「時代背景の説明あり」などと、備忘録のメモをつけていくわけです。
　それはそれは、途方もない作業の連続で、たぶん1カ月か2カ月、ひたすら毎日、朝から晩までインデックス作成に精を出していたように思います。「こんな作業に意味はあるのか」と自問自答しつつ、さりとて、何から手を付けたらいいのか皆目見当もつきません。苦し紛れに始めた苦肉の策でしたが、これが後に大正解と判ります。取材でお聞きした話と社内報に出ていた記事が紐付けできるようになり、事業進展の前後関係がだんだん見えてきます。口頭でお聞きした話を社内報で補完して、だんだんと情報に血肉がつき始めてくる実感も湧いてきます。
　Excelデータなどでいただいた年表情報の類も、自分用にあれこれ書き加えて徹底的にカスタマイズしました。取材で得られた情報、業界他社や関連団体の動きを加えて、どんどん、自分専用の資料に仕立てていきます。
　そんな地味な作業を何か月も重ねていくうちに、ある日「あっ」と気づくわけです。茫洋として掴み所がなかった会社の歴史に、縦糸が見え始め、関連部署や社会との繋がりを示す横糸が見え始め、会社の歴史という織物が、ふわっと頭の中に浮かび始めていることを。社史ライターとしての快感に、初めて目覚めた瞬間でした。

●歴史を編むプロセス
　社史ライターとして、もう一つ快感を覚えることがあります。それは、原稿を提出し始めた後の打合せや、完成後の慰労会で、担当者から時折いただく、こんな言葉。
　「ウチの社員よりも、よっぽど、ウチの会社のことに詳しいんじゃないですか」
　これ、最高の褒め言葉です。表面的には「いえいえ、とんでもないです」などと平静を装ってはいますが、内心では悦びマックス、犬がビュンビュン尻尾を振っているような心境です。社史という歴史の編み物をきちんと織り上げることができて、良かった。達成感をしみじみ味わえる瞬間です。
　先に、原稿執筆作業には情報収集（Input）と執筆作業（Output）があると記しました。でも社史制作ではInputとOutputの間にある情報加工や分析（Process）にどれだけ真摯に取り組めるかが勝負で、ここが腕の見せ所だし、最終的に仕上がる社史の良否を決めるキモになると思っています。そしてProcessの大切さを理解してくれる辛抱強い編集者がサポートしてくれること。これも欠かせません。
　歴史を編むプロセスを大切にして、喜ばれる社史を作りたい。これからも、社史執筆の面白さにのたうち回りたい。つくづく、そう思います。

「彼は社史の制作が片手間のやっつけだと完全に勘違いしているんです。これは未来へのバトンを作る重要な仕事であり、先人たちが遺してくれた史料にこそ会社の本質が含まれています。たとえば、20年ほど前に光熱費などの経費が極端に増えた時期がありましたが、この時に受注量が一気に増えて現場をフル稼働させたことがわかります。当時の社内報にもその後すぐ支給された臨時ボーナスのことが書かれていて、実際にその年の利益は伸びている。実に興味深いですよね。正直に言うと、私も社史の仕事を任された当初は戸惑いましたが、だんだんおもしろくなってきたのです。しかし彼にはそうは思えないのでしょう。興味すら抱こうとしない。同じ釜の飯を食う人間としてお恥ずかしい限りです」

私はつい、若かりし日のT相談役に想いを馳せた。そこは自身の人生すべてが刻まれた「劇場」だったに違いない。今まさに彼は、その記憶と経験を未来につなげようとしているのだ。会社の歴史の目撃者ともう言うべきT相談役の「最後の大仕事」への情熱は想うに余りある。

私は、T相談役に訊いてみた。「制作チーム、作り直しますか？」と。
すると彼はにやりと笑ってこう答えた。
「いや、彼と二人でとことんまでやります。もちろん、このいきさつも社史にきっちり載せるつもりですよ。私の責任においてね」

その後、この製薬会社では立派な記念式典が開催された。社史もこのとき少なからぬ取引先や得意先に配られたのだが、数日間は多くの感想や感謝の手紙が寄せられたという。社史はまだまだ、奥が深い。

阿部 諭

　しかし、アーカイブを少しずつ勉強してみると、図書館の整理に対する考え方とずいぶん違うことがわかってきました。アーカイブには資料整理の４原則というのがあります。
１．出所原則
２．原秩序尊重の原則　
３．原形保存の原則　
４．記録の原則　
１．出所原則というのは、ひとつの出所からの資料は他の出所からの資料と混合してはいけないというもの。　２．原秩序尊重の原則というのは、その資料がもっている原秩序を残すように努めるというもの。　３．原形保存の原則というのは、その資料の物理的原形をむやみに変更しないというもの。　４．記録の原則というのは、どうしてもこれらの原則が必要に応じて守れなかった場合、施した処置を記録しておくというもの。これらのほかに、安全性の原則や可逆性の原則などもあります。これらのことを全く知らずに、会社資料を整理していたのでした。(その2に続く）

アーカイブ・アーキビストが何なのかを全く知らないままお手伝いといっても、迷惑をかけるだけに終わってもいけないので、少し勉強を始めることにしました。まずインターネットで調べたところ、最初に手がかりとして見つけたのは、“１３歳のハローワーク公式サイト”でした。そこに“職業紹介”のコーナーがあり、“公文書館専門職員（アーキビスト）”というのを見つけ、簡単なアウトラインを知ることができました。あとはいもづる式に、“アーキビスト・サポート”や“日本のアーキビスト”というホームページを見つけて、目を通していきました。そしてその中で紹介されている本の中から、『アーカイブズが社会を変える』『企業アーカイブズの理論と実践』『アーカイブを学ぶ』『アーカイブ事典』を買って読みました。日本アーカイブズ学会ほかいくつか団体があることもわかりました。

今はある程度概略ぐらいは知っているといえるのではないかとは思いますが、にわか勉強と、アーカイブとは何たるかを知らないまま会社資料を整理した経験があるだけなので、とても胸をはって、“私はアーキビストです”とは言えません。これからも少しずつではあるが、勉強を続けようと思っています。