しかし、アーカイブを少しずつ勉強してみると、図書館の整理に対する考え方とずいぶん違うことがわかってきました。アーカイブには資料整理の４原則というのがあります。
１．出所原則
２．原秩序尊重の原則　
３．原形保存の原則　
４．記録の原則　
１．出所原則というのは、ひとつの出所からの資料は他の出所からの資料と混合してはいけないというもの。　２．原秩序尊重の原則というのは、その資料がもっている原秩序を残すように努めるというもの。　３．原形保存の原則というのは、その資料の物理的原形をむやみに変更しないというもの。　４．記録の原則というのは、どうしてもこれらの原則が必要に応じて守れなかった場合、施した処置を記録しておくというもの。これらのほかに、安全性の原則や可逆性の原則などもあります。これらのことを全く知らずに、会社資料を整理していたのでした。(その2に続く）

アーカイブ・アーキビストが何なのかを全く知らないままお手伝いといっても、迷惑をかけるだけに終わってもいけないので、少し勉強を始めることにしました。まずインターネットで調べたところ、最初に手がかりとして見つけたのは、“１３歳のハローワーク公式サイト”でした。そこに“職業紹介”のコーナーがあり、“公文書館専門職員（アーキビスト）”というのを見つけ、簡単なアウトラインを知ることができました。あとはいもづる式に、“アーキビスト・サポート”や“日本のアーキビスト”というホームページを見つけて、目を通していきました。そしてその中で紹介されている本の中から、『アーカイブズが社会を変える』『企業アーカイブズの理論と実践』『アーカイブを学ぶ』『アーカイブ事典』を買って読みました。日本アーカイブズ学会ほかいくつか団体があることもわかりました。

今はある程度概略ぐらいは知っているといえるのではないかとは思いますが、にわか勉強と、アーカイブとは何たるかを知らないまま会社資料を整理した経験があるだけなので、とても胸をはって、“私はアーキビストです”とは言えません。これからも少しずつではあるが、勉強を続けようと思っています。

当時の広報誌にも記載はなく、残っている本社総務関係の資料でも見つけることはできませんでしたが、あるところから幻となった本社ビルのスペックが記載されている資料が出てきたのです。
この資料のおかげで、完成した本社ビルと幻の本社ビルを比較することもできました。幻の本社ビルのスペックを知らないはずなのに、意外に似ているところも多く、会社の理念や精神が受け継がれて、知らない間に似てきたとも考えられ、私たちにとっては興味深い結果となりました。

ところでこの資料、実は本社ビル建設とは特に関係のないと思われる、生産関係の資料に残っていたのでした。本社ビルの建設は会社にかかわる全ての人たちにとって大きなできごと。そのため、当時の生産部でも工場や物流センターなどで働く人たちに知ってもらうために資料をあつめ、知らせる工夫をしようとしていたのです。たまたま生産関係の編集担当が、資料を読みながら整理をしているうちに見つけたものでした。

社史編纂にしろ、アーカイブにしろ、収集した資料類はなんらかの基準によって分類し、目録化することで整理されることになります。しかしどんなにうまく分類や目録化ができても、ほしいと思う資料と一対一対応にはできません。それで、ほしい資料はないんだと思ってしまったりもします。実際には思いもよらないところに輝く資料が眠っているのに、です。
このへんのところが、分類や目録、また検索システムというものの、なかなかうまく解決のつかない、難しい問題だなあと思ったできごとでした。

社史編纂の作業はその少し前から動き出していて、長年広報担当された先輩方が自分たちの業務の合間に写真の整理を行うという形で始められていました。その整理というのは、山積みになった写真を重要度に応じて、“残す・廃棄する”を選ぶ作業だったのです。
私は入社間もないこともあり、写真の重要度はわかりませんでした。そこで先輩方にお願いして、自分のやり方を承認してもらいました。そのやり方というのは、こんなものでした。
①自分には重要度はわからないので、ひとまず全部残す
②そしてそれぞれの写真が何のときの写真かを調べて時系列に並べなおす

作業は、私より１ヶ月前に人事教育担当から異動になった先輩と二人で、過去の広報誌を使って一つ一つ内容を調べていき、一枚一枚整理を積み重ね、半年かかりました。同時に毎月の広報誌制作のために撮った新たな写真も平行して整理していきました。使用しなかった写真もすべてネガの形で残し、それをベタ焼きしたものとセットでファイルし、時系列に並べていったのです。写真を時系列に整理するために、広報誌も整理していきました。
ワープロでリスト化し、簡便な検索システムのようなものも作りました。社史が完成したころには、創業から現在までの、なかなか立派な広報誌と写真資料の体系ができあがっていました。

歴史的資料の整理は、未来のために行っていた

社史編纂が終わって私は担当を外れましたが、広報誌と写真の整理は続けられました。時系列に整理するだけなので判断業務がなく、アルバイトの方にもお願いできるものでした。次第に広報資料の整理体系は知られるようになり、別の部署からも要望がくるようになりました。広報部には資料室ができ、担当もつけられました。
その後写真やデータはデジタルになり、簡便なワープロ式検索システムは、パソコンによる検索システムに変わっていきましたが、基本的な作業方法は変わりませんでした。２０年が経過し、再び社史編纂の担当として戻ってきたときには、ウォールキャビネットとデジタルデータベースを有する堂々たる資料室になっていました。

２０年後の社史編纂作業ではこの資料が本当に役に立ちました。失礼な言い方ですが、２０年前には思いもよらなかった人が会社の重責を担う担当になっていたりして、２０年前にはとても重要とは思えなかった写真が、にわかに重要写真になっていったのです。
史料の価値は今の段階では判断できないとつくづく思いました。歴史的資料の整理は、未来のために行っていたのだと気づいたのです。